5561
Говорим про настоящий legal design, лучшие практики по оптимизации и автоматизации процессов. Задаём тренды по юридической эффективности для бизнеса и юристов. Полезный сайт: www.simplawyer.com
Подкаст с основателем Симплоера
В подкасте Романа Янковского вышел задушевнейший эпизод с Антоном Вашкевичем.
Поговорили обо всём, что остаётся, когда хайп с темы лигал-дизайна спадает и остаются только взрослые проекты с ощутимой и измеримой пользой для бизнеса. Из интересного:
📌 кто и зачем готов тратить деньги на лигал-дизайн в 2024;
📌 почему писать «юридическим» языком — юридическая трусость;
📌 почему о вкусах нужно спорить;
📌 как Антон ещё в 2013 презентовал первый в истории лигал-дизайн-проект акционерам крупного холдинга;
📌 о провалившихся внедрениях лигал-дизайна;
📌 какие юристы попадают в Симплоер.
Все ссылки здесь: https://learninglaw.mave.digital/ep-37
#НастоящийЛигалДизайн
Недоунификация
Часто видим такой подход — выкладывать на сайте компании единые условия по стандартным положениям вроде применения ЭДО, налоговой и антикоррупционной оговорок, конфиденциальности. При этом каждое положение делают в отдельном файле, а по договору потом раскидывают 10 ссылок на 10 разных документов.
Задача компании понятна — унифицировать регулирование для всех договоров, чтобы снять информационную нагрузку с основного договора и чтобы стандартными условиями стало удобнее управлять.
Выносить подобные условия на сайт — хорошее решение. Но выносить условия по разным файлам — это как писать сообщения по одному слову:
Привет
Будем работать
по нашему договору
Я пришлю
Или вашему
Как удобнее
Ноябрьский номер «Корпоративного юриста» получился 🔥 — в нём интервью с основателем Симплоера, Антоном Вашкевичем.
Там, например, можно почитать о том, как юридическая карьера может пойти по нестандартному треку, как Ричард Сасскайнд ломает жизни юристов, о применении в наших документах метода Джонни Айва из Эпла и о проекте мечты по юридической эффективности.
Читайте интервью по ссылке — без смс и регистрации.
P. S. Фотки и видео из настоящей типографии — пока журнал готовили к выпуску, мы даже побывали там с экскурсией.
#SimplawyerTrends
Алексей Никифоров и Школа юридического менеджмента запустили курс об управлении судебной функцией в компании. Курсы Школы всегда основательные (например, студенты защищают свои проекты перед реальным советом директоров), там сильный преподавательский состав — руководители лучших юридических команд на рынке и ключевые эксперты по оптимизации процессов и документов (в том числе Симплоер). Поэтому уверены, что этот курс о судебной работе тоже нельзя пропустить. Если вы сейчас как раз занимаетесь оптимизацией судебной работы, то обязательно записывайтесь — это хорошая возможность узнать о проверенных решениях и опыте крутых команд или хотя бы понять, как об этом правильно думать.
Все подробности — в посте Алексея Никифорова.
Мерч Симплоера
В честь 10-летия Симплоера выпустили крутой мерч.
Футболки по английскому и российскому праву. На футболках важное напоминание для юристов говорить на человеческом языке с людьми и с другими юристами.
Периодическая таблица элементов для юристов (напечатана на футболке). Графическая фиксация фундаментального канцелярита.
Футболка для настоящих юристов. Для защиты от тех, кто считает, что именно указатель «настоящий» добавляет договору юридическую силу.
Полезнейший постер. У Симплоера есть легендарная памятка по орфографии, типографике и юридическому письму. Выпускали её только в пдф. Люди рассказывали, что печатают её и вешают над рабочим столом. Теперь памятку можно сразу купить в формате постера на хорошей бумаге и с высоким разрешением. Вешайте в офисе, чтобы все учились делать качественные документы.
(Наш фаворит) Оберег от канцелярита. Оберег в формате дорожного знака. Как и подобает дорожным знакам, покрыт светоотражающей плёнкой. По размеру чуть меньше настоящего знака. Классно смотрится на стене и бонусом защищает от бюрократической глупости.
Выпускаем ограниченным тиражом. Поэтому лучше заказывать в ближайшие дни, если хотите успеть купить себе или коллегам (например, как подарок на Новый год).
Внимательные читатели уже видели, что мы писали о мерче. Яндекс поломался и за неделю так и не смог починить заказы вне Москвы, поэтому переехали на Озон (с ним даже дешевле получается). Теперь заказать можно куда угодно.
Заказывайте мерч, надевайте его и вешайте на стену, показывайте в чатике фотки, читайте пэ-дэ-эф о нетривиальной истории Симплоера и, разумеется, делитесь с коллегами.
Симплоеру 10 лет! 🎂
Когда мы начинали в 2014, слова «лигал-дизайн», «архитектура документооборота», «инженерный подход к документам» и «лигал-опс» в лучшем случае вызывали сочувствующую улыбку. В 2024 лигал-дизайн и лигал-опс — полноценный рынок, а Симплоер — экосистема юридической эффективности с консалтингом по лигал-дизайну и лигал-опсу и собственной договорной платформой.
Гордимся, что за это время смогли у юристов в десятках компаний поменять представление о документах, процессах и, в целом, задачах юриста в бизнесе. Наши 10 лет — это ещё очередной повод порадоваться, что юридический рынок действительно меняется в лучшую сторону. (Если бы не менялся, то компания, которая занимается только консалтингом по юридической эффективности, не прожила бы столько.)
Симплоер сейчас — сгусток инноваций и изменений. Наши клиенты — всегда авангардная часть рынка, на которую потом равняются остальные компании. У нас работают гениальные люди, которые думают по-другому, умеют выворачивать наизнанку привычные подходы и воплощать в жизнь идеи, которые вначале кажутся нереалистичными (иногда не только нашим клиентам, но даже нам самим). Это всё уже звучит сверхкруто, но мы хотим идти дальше. Задача Симплоера на следующие 10 — сделать так, чтобы постоянные изменения и инновационность стали нормой всего рынка, а не только его небольшой части.
👕 В честь праздника выкатили собственный мерч. Там симпатичнейшие футболки о канцелярите, футболки для настоящих юристов, футболки по английскому и российскому праву, настенный оберег от бюрократической глупости и полезный постер. Заказать мерч Симплоера, посмотреть фотки, цены, размеры — всё тут. Выпускаем небольшим тиражом, если хотите купить, то лучше поторопиться.
Это не всё.
📒 Первые 10 лет решили задокументировать в пэ-дэ-эфе о Симплоере. Он на 40 страниц, но там крупный текст и много картинок — много и долго читать не придётся. Пэ-дэ-эф — это в первую очередь спасибо нашим клиентам и сотрудникам, но мы старались сделать так, чтобы интересно было всем.
Например, там:
• об истории Симплоера — мы изначально были маркетплейсом документов и юруслуг, рассказали, куда это всё делось;
• необычной офисной коллекции — карты метро, дорожные знаки, картонные собаки;
• подарках на день рождения — как нам удаётся удивлять друг друга с бюджетом 1500 RUB;
• что мы слушаем и читаем.
🚀 Поэтому:
(1) скачивайте Пэ-дэ-эф о Симплоере (является неотъемлемым приложением к настоящему посту);
(2) покупайте мерч, пока не закончился;
(3) в комментах пишите вопросы, жалобы, предложения.
Как удобнее и быстрее коммуницировать по договору внутри команды и с контрагентами
Сейчас, когда внутри компании нужно что-то обсудить по документу, приходится создавать целую инфраструктуру — отдельный трэд в имейлах, специальную версия файла только для внутреннего пользования, бесконечные чаты. Потом до отправки контрагенту кто-то обязательно должен отфильтровать комменты — почистить внутренние и оставить только то, что нужно прочитать контрагенту.
Менеджеры, кстати, чаще всего забивают и отправляют прямо с комментариями юристов. Самое любимое: получить от юристов по имейлу документ и, не глядя, переслать это письмо контрагенту вместе со всей внутренней перепиской. (И хорошо, если в этих имейлах никто не додумался чихвостить самого контрагента.)
Мы сами прошли через эту боль. Кроме того, что это иногда бьёт по репутации, ежедневная уборка в комментах отнимает кучу времени.
Поэтому в Simplawyer One много времени проинвестировали в идеальную механику работы с комментариями:
📌 вместо десятков имейлов, сообщений и обрывочных комментариев в ворде и в 1С — удобные трэды;
📌 внутренние комментарии ни при каких обстоятельствах не выходили за пределы компании.
Самое классное — раздельные комментарии. В Simplawyer One два типа комментариев: внутренние — только для внутренней команды; и внешние — видны контрагенту и внутренней команде. Внутренние комментарии ни при каких условиях невозможно переслать контрагенту — просто нет такой кнопки.
Ещё там глубоко продуман контроль ошибок: разные типы комментариев чётко отличаются по цветам; всегда видно список получателей; при отправке внешних комментариев сработает предупреждение.
Комментарии для контрагента отправятся, только когда вы будете отправлять контрагенту новую версию — то есть комменты можно накапливать, пока вы согласовываете документ внутри.
В Simplawyer One есть ещё много других классных фич, которые делают коммуникацию внутри компании и с контрагентами удобнее и быстрее. Записывайтесь на демо — это всё лучше увидеть в действии.
#SimplawyerOne
Про общепринятые рыночные практики
Давайте сразу определимся. «Весь рынок так делает», «успешные A, B и C так делают» или «мы всегда так делали» — не аргументы, когда нужно оценить результат или ещё на старте понять, как и что оптимизировать. Если подходу следует большинство компаний, это не значит, что это большинство применяет лучший возможный подход. Мы много раз видели, как «всегда так делали» оказывалось «всегда делали плохо».
Ошибка — считать, что если что-то много раз повторяется, то это успешная практика. В реальности повторение привычек без их осмысления — это как постепенное накопление песка в трубах. Сначала незаметно, а потом труба намертво забивается.
По этому поводу банальнейшая мысль. Если хотите сделать из конной повозки теслу, не обращайте внимание, как делают или не делают другие компании, как привыкли сотрудники, а подумайте, что именно делает конную повозку такой медленной.
Это полезный способ мышления, потому что тогда критерий оценки результатов — не «насколько мы хуже или лучше остального рынка», а «как улучшение A повлияло на показатель B».
#SimplawyerLegalOps
Корпоративное обучение от Симплоера
Кроме проектов по реинжинирингу документов и процессов, мы ещё обучаем юридические команды. У нас есть мастер-класс по b2b лигал-дизайну, который уже стал легендарным — юрдепартаменты для углубления результата заказывают его уже по второму и третьему кругу.
В этом году запустили ещё несколько классных направлений:
1️⃣ Ворд для юристов. Теперь вместе с обучением лигал-дизайну можно ещё заказать мастер-класс по функционалу ворда. На нём показываем продвинутые приёмы, которые помогут качественнее верстать документы и делать устойчивое форматирование. Главное — мы научим делать единый шаблон со встроенными стилями, с которым вся команда сможет автоматически делать документы с хорошей вёрсткой.
2️⃣ Мастер-класс по понятным заключениям. Помогаем юристам повысить навык писать понятно и по делу для бизнеса без ущерба качеству консультации. Разбираем плохие и хорошие консультации, много тренируемся на примерах вашей команды.
3️⃣ Мастер-класс по цифровому этикету. Учим эффективному общению с внутренним заказчиком и контрагентами по имейлам и мессенджерам. На мастер-классе разберём основы деловой переписки, научимся грамотно доносить неудобную информацию — отказывать, вносить адекватные правки в документы, отвечать на недопустимые правки контрагентов.
Все важные подробности о программах обучения — на сайте. Забронировать мастер-класс можно там же или можно написать на smart@simplawyer.com — подберём для вашей команды удобный формат.
#НастоящийЛигалДизайн
Лигал-дизайн система
Форматирование в документах чаще всего делают вручную. Юристы с разной степенью умелости для каждого случая с нуля настраивают шрифты, нумерацию и заголовки.
Такая ситуация не может быть нормой для современного юрдепартамента. Нет никакой ценности в том, что юрист каждый раз тратит время на принятие решения о размере абзацного отступа или кегле в заголовках. Тем более не возникает ценности, когда юристам приходится постоянно править форматирование за бизнесом или за другими юристами.
Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.
Цель, к которой нужно стремиться, — полноценная лигал-дизайн система. Это набор стандартов создания документов, обязательных для всей команды. На практике она даже шире, чем только требования к форматированию, и включает:
📌 автоматические стили документов;
📌 стандарты текста и структуры;
📌 единый подход к обязательным элементам документов — шапка, название сторон, подписи, реквизиты;
📌 единый подход к форматам дат и валют;
📌 в более продвинутом варианте — одинаковые формулировки для стандартных положений. Например, одинаковая конфиденциальность или антикоррупционная оговорка.
Лигал-дизайн система не только экономит время. Из нашего опыта видим ещё такой эффект:
✅ юристы стабильно делают документы с интерфейсом, удобным для бизнеса (даже те, кто пока сопротивляется лигал-дизайну);
✅ быстрее создавать документы, потому что юристы не тратят время на сражения с вордом и сразу приступают к сути документа;
✅ новым сотрудникам проще и быстрее подстроиться под стандарты документов, принятые в юрдепартаменте;
✅ юрдепартамент не теряет экспертизу, если увольняются юристы, которые лучше остальных освоили ворд;
✅ бизнес-подразделения не портят документы, если правят их самостоятельно.
Создание лигал-дизайн системы — нетривиальная задача. Но если её решить один раз, можно потом годами стабильно создавать качественные документы.
Если вы тоже хотите, чтобы документы создавались быстрее и с высоким качеством, пишите на smart@simplawyer.com. Расскажем подробнее, что включает лигал-дизайн система и как Симплоер может помочь с её разработкой.
#НастоящийЛигалДизайн
Цена и стоимость
В договорах постоянно путают «цену» и «стоимость». Эти понятия почему-то считают взаимозаменяемыми. Иногда даже в одном договоре одно и то же называют сначала «стоимостью», а потом резко «ценой».
С точки зрения экономики это разные понятия. Стоимость — расходы на производство и реализацию товара или услуги. Цена — сумма, за которую покупатель готов купить товар или услугу. Даже ГК разделяет эти понятия. Например, цена работ (ст. 709 ГК), стоимость предмета залога (ст. 340 ГК).
Поэтому не стесняйтесь назвать ценой то, что ей на самом деле и является.
Для закрепления:
❌ Стоимость услуг — 10 000 000 RUB
✅ Цена услуг — 10 000 000 RUB
#НастоящийЛигалДизайн
Навигационный пост
🟨 О Симплоере и этом канале
Это канал компании Симплоер (коротко о компании). Мы делаем крупнейшие проекты по лигал-дизайну, наводим порядок в процессах и внедряем платформу, которая изменит ландшафт согласования договоров.
В этом канале делимся лучшими практиками по оптимизации документов, процессов и выбору софта.
Кто хочет узнать Симплоер интимнее, смотрите пэ-дэ-эф. Там не только про пафос, но и про наши факапы, необычную офисную коллекцию, музыку и книги, которые повлияли на нас.
💬 Чатик
У нас есть чат, где можно поднять темы для обсуждения или просто пофлудить на тему нашего канала — Simplawyer Talks. Там время от времени разгораются огненные, полезные и бесполезные обсуждения, присоединяйтесь.
🔎 Хэштеги для поиска
#НастоящийЛигалДизайн — приёмы, типичные ошибки в дизайне документов, советы по разработке документов и внедрению лигал-дизайна.
#SimplawyerLegalOps — лучшие практики по эффективности, советы и готовые решения по улучшению процессов.
#SimplawyerTrends — мысли о том, в каком направлении развиваются юрдепартаменты и юридическая профессия в целом, интересные исследования и статистика.
#SimplawyerOne — всё о договорной платформе Симплоера.
📀 The Greatest Hits
Юридического языка не существует
О лишнем предмете договора
О привычке дублировать цифры словами
3 этапа развития роли юристов
Почему подписи должны быть на первой странице
Классный подкаст с основателем Симплоера
Нормальным командам циники не нужны
📙 Книга о лигал-дизайне
Издали целую книгу о лигал-дизайне и юридической эффективности, ставшую хитом у юрдепартаментов — покупают сразу по 10 штук. Книгу ещё можно успеть купить в бумажном формате и в электронном. Также книга продаётся на всех маркетплейсах.
📑 Бесплатные материалы-хиты
Памятка по вёрстке, орфографии, типографике и тексту для документов. Есть электронная версия и в формате плаката, чтобы можно было повесить над рабочим столом.
Мини-статья о хранении файлов — как организовать файлы, чтобы всей команде их было удобно и быстро искать.
📃 SimpleNDA — унифицированное соглашение о конфиденциальности для всего рынка (бесплатное)
Скачивайте SimpleNDA и присоединяйтесь к тысячам компаний, которые уже используют его каждый день:
Узнать больше о SimpleNDA и скачать документ — на сайте проекта
Разбор кейса SimpleNDA
💻 Simplawyer One — современная договорная платформа
Удобная платформа для создания и согласования документов, которая ускоряет процессы и упрощает жизнь людям на каждом этапе работы — от создания до внутреннего согласования и переговоров с контрагентом.
Записывайтесь на демо, чтобы узнать, какой должна быть договорная работа в современной компании.
Узнать о Simplawyer One
🧑🎓Корпоративное обучение лигал-дизайну и эффективной коммуникации
Рассказываем о лучших практиках работы с документами, делимся проектным опытом юрдепартаментов крупных компаний, показываем, как должны выглядеть и работать документы современных юридических команд. На русском и английском.
Подобрать программу корпоративного обучения
👕Мерч для ценителей качественных документов
Мерч собственного производства Симплоера. Осмысленный, изящный, полезный. Для всех, кто смыслит в хороших документах (и в высокой моде).
❔Задать вопрос, заказать лигал-дизайн или посмотреть платформу Simplawyer One
По всем вопросам пишите на smart@simplawyer.com
DRY — главный принцип драфтинга документов
В разработке софта есть принцип DRY, который отлично работает и для документов. Мы соблюдаем этот принцип в каждом проекте по лигал-дизайну.
DRY — Don’t Repeat Yourself. В программировании этот принцип означает, что любое правило может быть сформулировано только один раз и распространяться сразу на всю систему. Это ещё созвучно с принципом бритвы Оккама — не множить сущности без необходимости.
Для документооборота принцип DRY работает примерно так же. Если правило встречается более одного раза, его нужно унифицировать и больше не повторять по тексту. Это работает и в масштабах одного договора, и в масштабах всего документооборота — когда одно и то же правило есть в разных шаблонах.
В масштабах конкретного договора это значит, что нельзя дублировать похожие условия. В масштабах всего документооборота — нельзя дублировать одно и то же или похожее правило в каждом шаблоне.
(Надеемся, уже не нужно никому объяснять про глупость дублировать одно и то же разными словами: «Исполнитель платит штраф, а заказчик вправе потребовать выплатить штраф».)
На конкретных примерах.
Внутри одного договора. В договоре возле каждого уведомления пишут, как его отправлять. Вместо этого нужно ввести общее правило отправки уведомлений. И если для конкретных случаев есть исключения, только эти исключения и писать. Общее правило каждый раз дублировать не нужно.
В масштабах всего документооборота. В компании есть стандартный порядок подписания актов или базовый набор заверений об обстоятельствах. В таких случаях не нужно копировать один и тот же текст в каждый шаблон. Формулируем один раз и выносим в общие условия, которые применяются сразу ко всем договорам компании.
Какие эффекты от DRY замечали на практике:
✅ юрдепартаменту проще обновлять стандартные условия. Вместо того, чтобы копипастить обновления в каждый из ста шаблонов, юрист добавляет новый текст только один раз в один документ;
✅ читателям документов проще усвоить одно общее правило вместо десятка похожих. Если есть исключения из общего правила, они сразу становятся заметнее;
✅ юристам проще создавать шаблоны под новые правоотношения. Когда общий стандарт уже записан (например, в общих условиях), юристам остаётся только дописать особенности нового правоотношения;
✅ такие договоры проще автоматизировать. С технической стороны, чем меньше правил, тем меньше сложных условий вроде «если в п. 1.2 НДС, то в п. 3.4, 5.2 и 7.7 нужно удалить или добавить текст».
Правильно применять принцип DRY подробно и с примерами из реальных проектов мы учим на мастер-классах по лигал-дизайну. Выбрать программу и записаться можно на сайте. На декабрь ещё успеете забронировать место.
#НастоящийЛигалДизайн
Об иконках, таймлайнах и схемах
Лигал-дизайн всё ещё часто ассоциируют с иконками, таймлайнами, картинками и схемами. В интернете и на конференциях видим много примеров, когда юрист насыпает в b2b-договор иконок и торжественно объясняет, что с ними кому-то стало удобнее и понятнее. В реальности оказывается, что это бесполезные иконки рукопожатия возле «Предмета договора» или монетки у раздела «Оплата», которые сломают форматирование на первом же раунде согласования.
Было время, когда в качестве эталона информационного дизайна в договорах демонстрировали картинки о переходе риска в поставке — с разноцветными кораблями и грузовиками. Правда там всегда рядом трусливо писали полноценный юридический текст. То есть людям в итоге всё равно приходилось что-то читать. Только теперь нужно ещё следить, чтобы текст соответствовал картинкам и всегда был закрашен правильный грузовик.
Чаще всего инфографика неуместна. В 99% случаев, где мы видели инфографику, для правильного и быстрого понимания читателю было достаточно хорошо написанного текста.
Уместные и качественные примеры инфографики встречали в судебных документах. Но это чаще всего было сделано профессиональными дизайнерами для единичных и дорогих споров, в которых нужно продемонстрировать суду десяток созависимых параметров, сложный процесс или сложную структуру.
Инфографика действительно выглядит классно и много кто из юристов мечтает, чтобы люди воспринимали их документы, как аналитические материалы The New York Times. Но если говорить о промышленных процессах (каким является создание и согласование стандартных договоров в компаниях), то тут для использования инфографики нужно серьёзное обоснование. Как минимум, инфографика должна ускорять согласование, снижать количество ошибок при исполнении договора или удешевлять подготовку документа. Мы пока что встречали полтора случая, когда именно инфографика создавала такой эффект, — и это всегда были одноразовые документы или документы, которые редко меняются.
Лучший пример экономически обоснованной инфографики — инструкции по сборке икеевской мебели:
📌 С поэтапными рисунками покупателям реально понятнее, как собрать мебель;
📌 Это поддерживает бизнес-модель Икеи — можно спокойно продавать мебель в максимально разобранном состоянии, в котором покупатель может запихать её в маленькие машины, лифты и квартиры;
📌 Не нужно тратиться на перевод на разные языки — достаточно один раз собрать визуальную инструкцию, которую одинаково поймут в любой стране присутствия компании;
📌 Икея смогла унифицировать и удешевить процесс разработки новых инструкций — они разработали набор стандартных картинок для инструкций, которые копипастом вставляются в новые инструкции (например, как соединять крепления, которые одинаковые для всех шкафов).
К тому же это бешено дорого и долго — нарисовать, протестировать и доработать инфографику, которая будет такой же эффективной, как икеевские инструкции. У юрдепартаментов точно нет столько денег и времени. И это им на самом деле вообще не нужно. Лучше инвестировать в логичную структуру, понятный текст и качественную вёрстку — за это бизнес точно будет благодарен.
P. S. В запасниках Симплоера есть несколько кейсов с уместной инфографикой в документах. Про них напишем отдельно.
#НастоящийЛигалДизайн
Откуда взялись чудовищные договоры
В пэ-дэ-эфе о Симплоере рассказали про экспонат нашей офисной коллекции — зелёный сборник хозяйственных договоров 1993 года. Книга легендарная — её искали десятки людей из разных юрисдикций по ибэям и барахолкам. В итоге первоисточник уродства был найден на Авито и куплен за бешеные 400 RUB. Сейчас притаскиваем книгу на мастер-классы по лигал-дизайну и используем как выездную кунсткамеру. Книга ещё оказывает терапевтический эффект — после её пролистывания желание писать «как всегда писали» потихоньку отпадает.
Книга так вдохновила одного читателя нашего канала, Дениса Чумакова, что он тоже пошёл искать второй экземпляр такой книги. Такая же зелёная, то есть оригинальная, не нашлась. (Мы видимо действительно купили последний существующий оригинал.) Зато нашлась копия другого сборника с очаровательным эпиграфом «В помощь деловому человеку». Книгу Денис передал нам в коллекцию. Огромное спасибо — обещаем бережно хранить и показывать другим юристам.
Сборник целиком в электронном формате — в нашем чатике.
На картинках пара примеров договоров из этих книг. Хорошая ретроспектива. Эти шаблоны драфтили больше 30 лет назад, когда в стране толком не было серьёзного бизнеса. Бизнес за это время радикально изменился, а юристы всё ещё пишут договоры, как при хозрасчёте в 1991 году.
#НастоящийЛигалДизайн
Лигал-дизайн доверенностей
Доверенности давно пора привести в порядок.
Классические доверенности чудовищно неэффективны и необоснованно дорогие в обслуживании —
❌ сотрудники без пояснительной бригады не понимают, что в итоге они могут и не могут делать;
❌ невозможно быстро найти конкретное полномочие в многостраничном неструктурированном тексте, многое приходится отдельно пояснять контрагентам;
❌ текст новых доверенностей и отдельных полномочий юристы каждый раз придумывают с нуля;
❌ перевыпуск доверенностей — каждый раз целый проект, потому что нужно вручную перепроверять доступные полномочия;
❌ доверенности дорого и долго автоматизировать.
Доверенности в современной компании должны выглядеть и работать совершенно по-другому. Это должны быть не стены рандомного текста, который никто никогда не осмысливал, а управляемый датасет полномочий.
Как на базовом уровне можно улучшить доверенности:
✅ перевести текст на человеческий язык;
✅ добавить заголовки внутри доверенности. Сами заголовки формулировать так, чтобы из них было понятно, какое полномочие выдано;
✅ разработать универсальную структуру полномочия. Например, полномочия всегда сформулировано в таком порядке: действие, объект, финансовый лимит;
✅ разработать набор стандартных формулировок для самых частых полномочий или типов полномочий.
На картинке — как это может выглядеть.
Хороший шаблон доверенности — необходимый минимум. Следующий шаг — сделать единую сквозную матрицу полномочий с унифицированными формулировками. Тогда появятся наглядные правила выдачи доверенностей и добавления новых полномочий. В таком формате доверенностями проще управлять, никто намеренно или случайно не получает лишние полномочия, выдачу доверенностей получается намного быстрее автоматизировать.
Мы такое недавно делали для крупного холдинга из 60+ компаний. Если хотите так же, пишите на smart@simplawyer.com, обсудим, как можем помочь вашей команде.
#НастоящийЛигалДизайн
Как удобнее и быстрее коммуницировать по договору внутри команды и с контрагентами
Сейчас, когда внутри компании нужно что-то обсудить по документу, приходится создавать целую инфраструктуру — отдельный трэд в имейлах, специальную версия файла только для внутреннего пользования, бесконечные чаты. Потом до отправки контрагенту кто-то обязательно должен отфильтровать комменты — почистить внутренние и оставить только то, что нужно прочитать контрагенту.
Менеджеры, кстати, чаще всего забивают и отправляют прямо с комментариями юристов. Самое любимое: получить от юристов по имейлу документ и, не глядя, переслать это письмо контрагенту вместе со всей внутренней перепиской. (И хорошо, если в этих имейлах никто не додумался чихвостить самого контрагента.)
Мы сами прошли через эту боль. Кроме того, что это иногда бьёт по репутации, ежедневная уборка в комментах отнимает кучу времени.
Поэтому в Simplawyer One много времени проинвестировали в идеальную механику работы с комментариями:
📌 вместо десятков имейлов, сообщений и обрывочных комментариев в ворде и в 1С — удобные трэды;
📌 внутренние комментарии ни при каких обстоятельствах не выходили за пределы компании.
Самое классное — раздельные комментарии. В Simplawyer One два типа комментариев: внутренние — только для внутренней команды; и внешние — видны контрагенту и внутренней команде. Внутренние комментарии ни при каких условиях невозможно переслать контрагенту — просто нет такой кнопки.
Ещё там глубоко продуман контроль ошибок: разные типы комментариев чётко отличаются по цветам; всегда видно список получателей; при отправке внешних комментариев сработает предупреждение.
Комментарии для контрагента отправятся, только когда вы будете отправлять контрагенту новую версию — то есть комменты можно накапливать, пока вы согласовываете документ внутри.
В Simplawyer One есть ещё много других классных фич, которые делают коммуникацию внутри компании и с контрагентами удобнее и быстрее. Записывайтесь на демо — это всё лучше увидеть в действии.
#SimplawyerOne
Ожидания бизнеса от договоров
Вышло исследование World Commerce & Contracting и Делойта о качестве договорной работы в компаниях. Суть исследования в том, чтобы каждые 10 лет задавать компаниям одни и те же вопросы и смотреть, насколько бизнес (не)доволен работой с договорами. Отчёт особенно полезно изучить юристам, потому что в итоге получился основательный касдев по реальным пользователям договоров — сейлзам, закупкам, финансам, контракт-менеджерам, топ-менеджерам.
Главный итог: 40% считают, что из-за плохих документов компания не достигает целей, ради которых эти договоры заключались. С 2017 количество недовольных увеличилось на 13%.
Основная претензия — юридические и договорные команды смотрят на договоры только как на инструмент управления рисками. (Часто как на единственный.) Но бизнес ожидает, что договор будет больше, чем формализованный список прав и обязанностей для возможного суда. Для старта люди хотят понимать, что и почему написано в их договорах. (Ну, или чтобы хотя бы сами авторы документов знали, почему что-то написано.)
Но глобально ожидания такие:
📌договоры — удобные пошаговые гайдлайны по исполнению обязательств, в которых отражены реальные процессы, чётко сформулированы ожидания сторон, честно подсвечены узкие места в процессах;
📌договоры — дополнительный канал коммуникации с контрагентами, через который компания транслирует свои ценности и стандарты;
📌на уровне процессов и архитектуры — полноценная экосистема обязательств, в rоторой удобно контролировать зависимости между отдельными условиями и сделками.
Другая ценная часть исследования — отзывы команд, которые уже завершили объёмный этап оптимизации договоров. Эффект они отмечают такой:
– на 60% быстрее переговоры;
– договоры чаще заключают по форме компании;
– менеджеры наконец стали понимать смысл каждого условия в договоре и самостоятельно доносить это до rонтрагентов — без вовлечения юрдепартамента;
– исполнители лучше понимают, какой результат от них ожидается;
– более довольные клиенты, потому что хорошие документы — часть клиентского сервиса.
(Клиенты Симплоера это уже давно знают.)
Обязательно почитайте, выводы от работы с плохими документами должны освежить и приободрить. Исследование буквально суммирует все боли, о которых мы слышим на каждом пользовательском интервью. Ещё в нём хорошо сформулированы аргументы за проекты по оптимизации — можно использовать при согласовании бюджетов.
#SimplawyerTrends
Минимизируйте правки
Мы всегда говорим, что писать понятно и делать качественную вёрстку нужно во всех документах и для всех случаев. Но из этого правила есть одно исключение — никогда не нужно пытаться сделать конфетку из документа контрагента.
Не затягивайте переговоры пустыми правками. Не правьте в документах контрагентов форматирование и орфографию (если это не влияет на смысл). Не переписывайте в них канцелярит на человеческий язык. Соглашайтесь на формулировку контрагента, если её смысл понятен, несмотря на сложный текст.
Прежде чем сделать правку, обязательно задайте себе вопрос: «Я меняю смысл условия в интересах компании или только пишу то же самое, но другими, привычными мне, словами?».
Обратили внимание, что количество правок обратно пропорционально уровню профессионализма и зарплате.
Поэтому ещё раз: свои документы делаем идеальными, чужие — трогаем по минимуму.
Пишите в комментариях, какие тупые правки вы получали или сами делали? Например, нам рассказывали, как контрагенты добавили по всему договору слово «настоящий».
#НастоящийЛигалДизайн
Дизайн дорожных указателей
Мы коллекционируем приёмы качественного информационного дизайна. Этими примерами потом вдохновляемся, когда продумываем решения для наших документов.
Из недавнего — дизайн дорожных указателей в Европе. Хорошо свёрстанные дорожные знаки — это не только эстетика (что тоже крайне важно). Это ещё удобство водителей, скорость чтения и в конечном счёте безопасность тысяч человек, которые каждый день проезжают этот знак на большой скорости.
И вот разница. Слева на картинке указатели в Германии и Нидерландах — глубоко продуманные под разные сценарии и тщательно оттестированные. Справа — знак во Франции — любительский и сложный для неподготовленного зрителя.
Указатели в Германии и Нидерландах хороши тем, что навигация предлагает смотреть только на то, что касается твоей полосы. Они не заставляют водителя решать ребусы (как это делают знаки на мкаде), всматриваться в знак, чтобы потом в оставшиеся полторы секунды принять решение, куда рулить, и ещё тут же реализовать его. Самое крутое — их навигационные системы сразу же и без усилий понятны тем, кто впервые въезжает в страну. К французской нужно какое-то время привыкать.
Отдельный косяк французского знака — текст, набранный капсом. Любой текст, набранный капсом, читается медленнее. Ещё хуже, если капсом набран текст, на прочтение которого есть примерно секунда. Первые четыре буквы в слове «Lille» издалека точно сольются в два квадрата с буквой Е на конце.
В немецких и нидерландских знаках есть ещё много другого хорошего. Это всё разобрали на картинке.
#НастоящийЛигалДизайн
Полезная инфографика об успешности проектов по оптимизации
#SimplawyerLegalOps
Пост-тост 3 (три)
Телеграму Симплоера уже 3 года. Спасибо, что читаете, шэрите посты, активно цитируете и главное — применяете наши советы в своей работе. Продолжайте! (Мы всё считаем, читаем и видим, даже если иногда не отвечаем на комменты.)
Видим, что всё не зря. Каждый раз, когда мы встречаемся с новым юрдепартаментом, выясняется, что руководитель и половина команды уже давно подписаны и знают о всех наших подходах. Или люди, с которыми мы даже лично не знакомы, гордо говорят: «Мы сделали документы по Методу Симплоера».
Поэтому будем поднимать планку и стараться, чтобы вам всегда было полезно и интересно читать нас.
Нам будет приятно, если в честь мини-праздника вы в комментах расскажете (ещё лучше — покажете), какие приёмы из телеграма и нашей книги применяете. Или просто напишите что-то лестное. Или очередное возмущение.