5561
Говорим про настоящий legal design, лучшие практики по оптимизации и автоматизации процессов. Задаём тренды по юридической эффективности для бизнеса и юристов. Полезный сайт: www.simplawyer.com
Как удобнее и быстрее коммуницировать по договору внутри команды и с контрагентами
Сейчас, когда внутри компании нужно что-то обсудить по документу, приходится создавать целую инфраструктуру — отдельный трэд в имейлах, специальную версия файла только для внутреннего пользования, бесконечные чаты. Потом до отправки контрагенту кто-то обязательно должен отфильтровать комменты — почистить внутренние и оставить только то, что нужно прочитать контрагенту.
Менеджеры, кстати, чаще всего забивают и отправляют прямо с комментариями юристов. Самое любимое: получить от юристов по имейлу документ и, не глядя, переслать это письмо контрагенту вместе со всей внутренней перепиской. (И хорошо, если в этих имейлах никто не додумался чихвостить самого контрагента.)
Мы сами прошли через эту боль. Кроме того, что это иногда бьёт по репутации, ежедневная уборка в комментах отнимает кучу времени.
Поэтому в Simplawyer One много времени проинвестировали в идеальную механику работы с комментариями:
📌 вместо десятков имейлов, сообщений и обрывочных комментариев в ворде и в 1С — удобные трэды;
📌 внутренние комментарии ни при каких обстоятельствах не выходили за пределы компании.
Самое классное — раздельные комментарии. В Simplawyer One два типа комментариев: внутренние — только для внутренней команды; и внешние — видны контрагенту и внутренней команде. Внутренние комментарии ни при каких условиях невозможно переслать контрагенту — просто нет такой кнопки.
Ещё там глубоко продуман контроль ошибок: разные типы комментариев чётко отличаются по цветам; всегда видно список получателей; при отправке внешних комментариев сработает предупреждение.
Комментарии для контрагента отправятся, только когда вы будете отправлять контрагенту новую версию — то есть комменты можно накапливать, пока вы согласовываете документ внутри.
В Simplawyer One есть ещё много других классных фич, которые делают коммуникацию внутри компании и с контрагентами удобнее и быстрее. Записывайтесь на демо — это всё лучше увидеть в действии.
#SimplawyerOne
Ожидания бизнеса от договоров
Вышло исследование World Commerce & Contracting и Делойта о качестве договорной работы в компаниях. Суть исследования в том, чтобы каждые 10 лет задавать компаниям одни и те же вопросы и смотреть, насколько бизнес (не)доволен работой с договорами. Отчёт особенно полезно изучить юристам, потому что в итоге получился основательный касдев по реальным пользователям договоров — сейлзам, закупкам, финансам, контракт-менеджерам, топ-менеджерам.
Главный итог: 40% считают, что из-за плохих документов компания не достигает целей, ради которых эти договоры заключались. С 2017 количество недовольных увеличилось на 13%.
Основная претензия — юридические и договорные команды смотрят на договоры только как на инструмент управления рисками. (Часто как на единственный.) Но бизнес ожидает, что договор будет больше, чем формализованный список прав и обязанностей для возможного суда. Для старта люди хотят понимать, что и почему написано в их договорах. (Ну, или чтобы хотя бы сами авторы документов знали, почему что-то написано.)
Но глобально ожидания такие:
📌договоры — удобные пошаговые гайдлайны по исполнению обязательств, в которых отражены реальные процессы, чётко сформулированы ожидания сторон, честно подсвечены узкие места в процессах;
📌договоры — дополнительный канал коммуникации с контрагентами, через который компания транслирует свои ценности и стандарты;
📌на уровне процессов и архитектуры — полноценная экосистема обязательств, в rоторой удобно контролировать зависимости между отдельными условиями и сделками.
Другая ценная часть исследования — отзывы команд, которые уже завершили объёмный этап оптимизации договоров. Эффект они отмечают такой:
– на 60% быстрее переговоры;
– договоры чаще заключают по форме компании;
– менеджеры наконец стали понимать смысл каждого условия в договоре и самостоятельно доносить это до rонтрагентов — без вовлечения юрдепартамента;
– исполнители лучше понимают, какой результат от них ожидается;
– более довольные клиенты, потому что хорошие документы — часть клиентского сервиса.
(Клиенты Симплоера это уже давно знают.)
Обязательно почитайте, выводы от работы с плохими документами должны освежить и приободрить. Исследование буквально суммирует все боли, о которых мы слышим на каждом пользовательском интервью. Ещё в нём хорошо сформулированы аргументы за проекты по оптимизации — можно использовать при согласовании бюджетов.
#SimplawyerTrends
Минимизируйте правки
Мы всегда говорим, что писать понятно и делать качественную вёрстку нужно во всех документах и для всех случаев. Но из этого правила есть одно исключение — никогда не нужно пытаться сделать конфетку из документа контрагента.
Не затягивайте переговоры пустыми правками. Не правьте в документах контрагентов форматирование и орфографию (если это не влияет на смысл). Не переписывайте в них канцелярит на человеческий язык. Соглашайтесь на формулировку контрагента, если её смысл понятен, несмотря на сложный текст.
Прежде чем сделать правку, обязательно задайте себе вопрос: «Я меняю смысл условия в интересах компании или только пишу то же самое, но другими, привычными мне, словами?».
Обратили внимание, что количество правок обратно пропорционально уровню профессионализма и зарплате.
Поэтому ещё раз: свои документы делаем идеальными, чужие — трогаем по минимуму.
Пишите в комментариях, какие тупые правки вы получали или сами делали? Например, нам рассказывали, как контрагенты добавили по всему договору слово «настоящий».
#НастоящийЛигалДизайн
Дизайн дорожных указателей
Мы коллекционируем приёмы качественного информационного дизайна. Этими примерами потом вдохновляемся, когда продумываем решения для наших документов.
Из недавнего — дизайн дорожных указателей в Европе. Хорошо свёрстанные дорожные знаки — это не только эстетика (что тоже крайне важно). Это ещё удобство водителей, скорость чтения и в конечном счёте безопасность тысяч человек, которые каждый день проезжают этот знак на большой скорости.
И вот разница. Слева на картинке указатели в Германии и Нидерландах — глубоко продуманные под разные сценарии и тщательно оттестированные. Справа — знак во Франции — любительский и сложный для неподготовленного зрителя.
Указатели в Германии и Нидерландах хороши тем, что навигация предлагает смотреть только на то, что касается твоей полосы. Они не заставляют водителя решать ребусы (как это делают знаки на мкаде), всматриваться в знак, чтобы потом в оставшиеся полторы секунды принять решение, куда рулить, и ещё тут же реализовать его. Самое крутое — их навигационные системы сразу же и без усилий понятны тем, кто впервые въезжает в страну. К французской нужно какое-то время привыкать.
Отдельный косяк французского знака — текст, набранный капсом. Любой текст, набранный капсом, читается медленнее. Ещё хуже, если капсом набран текст, на прочтение которого есть примерно секунда. Первые четыре буквы в слове «Lille» издалека точно сольются в два квадрата с буквой Е на конце.
В немецких и нидерландских знаках есть ещё много другого хорошего. Это всё разобрали на картинке.
#НастоящийЛигалДизайн
Полезная инфографика об успешности проектов по оптимизации
#SimplawyerLegalOps
Пост-тост 3 (три)
Телеграму Симплоера уже 3 года. Спасибо, что читаете, шэрите посты, активно цитируете и главное — применяете наши советы в своей работе. Продолжайте! (Мы всё считаем, читаем и видим, даже если иногда не отвечаем на комменты.)
Видим, что всё не зря. Каждый раз, когда мы встречаемся с новым юрдепартаментом, выясняется, что руководитель и половина команды уже давно подписаны и знают о всех наших подходах. Или люди, с которыми мы даже лично не знакомы, гордо говорят: «Мы сделали документы по Методу Симплоера».
Поэтому будем поднимать планку и стараться, чтобы вам всегда было полезно и интересно читать нас.
Нам будет приятно, если в честь мини-праздника вы в комментах расскажете (ещё лучше — покажете), какие приёмы из телеграма и нашей книги применяете. Или просто напишите что-то лестное. Или очередное возмущение.
Как удобнее и быстрее коммуницировать по договору внутри команды и с контрагентами
Сейчас, когда внутри компании нужно что-то обсудить по документу, приходится создавать целую инфраструктуру — отдельный трэд в имейлах, специальную версия файла только для внутреннего пользования, бесконечные чаты. Потом до отправки контрагенту кто-то обязательно должен отфильтровать комменты — почистить внутренние и оставить только то, что нужно прочитать контрагенту.
Менеджеры, кстати, чаще всего забивают и отправляют прямо с комментариями юристов. Самое любимое: получить от юристов по имейлу документ и, не глядя, переслать это письмо контрагенту вместе со всей внутренней перепиской. (И хорошо, если в этих имейлах никто не додумался чихвостить самого контрагента.)
Мы сами прошли через эту боль. Кроме того, что это иногда бьёт по репутации, ежедневная уборка в комментах отнимает кучу времени.
Поэтому в Simplawyer One много времени проинвестировали в идеальную механику работы с комментариями:
📌 вместо десятков имейлов, сообщений и обрывочных комментариев в ворде и в 1С — удобные трэды;
📌 внутренние комментарии ни при каких обстоятельствах не выходили за пределы компании.
Самое классное — раздельные комментарии. В Simplawyer One два типа комментариев: внутренние — только для внутренней команды; и внешние — видны контрагенту и внутренней команде. Внутренние комментарии ни при каких условиях невозможно переслать контрагенту — просто нет такой кнопки.
Ещё там глубоко продуман контроль ошибок: разные типы комментариев чётко отличаются по цветам; всегда видно список получателей; при отправке внешних комментариев сработает предупреждение.
Комментарии для контрагента отправятся, только когда вы будете отправлять контрагенту новую версию — то есть комменты можно накапливать, пока вы согласовываете документ внутри.
В Simplawyer One есть ещё много других классных фич, которые делают коммуникацию внутри компании и с контрагентами удобнее и быстрее. Записывайтесь на демо — это всё лучше увидеть в действии.
#SimplawyerOne
Про общепринятые рыночные практики
Давайте сразу определимся. «Весь рынок так делает», «успешные A, B и C так делают» или «мы всегда так делали» — не аргументы, когда нужно оценить результат или ещё на старте понять, как и что оптимизировать. Если подходу следует большинство компаний, это не значит, что это большинство применяет лучший возможный подход. Мы много раз видели, как «всегда так делали» оказывалось «всегда делали плохо».
Ошибка — считать, что если что-то много раз повторяется, то это успешная практика. В реальности повторение привычек без их осмысления — это как постепенное накопление песка в трубах. Сначала незаметно, а потом труба намертво забивается.
По этому поводу банальнейшая мысль. Если хотите сделать из конной повозки теслу, не обращайте внимание, как делают или не делают другие компании, как привыкли сотрудники, а подумайте, что именно делает конную повозку такой медленной.
Это полезный способ мышления, потому что тогда критерий оценки результатов — не «насколько мы хуже или лучше остального рынка», а «как улучшение A повлияло на показатель B».
#SimplawyerLegalOps
Корпоративное обучение от Симплоера
Кроме проектов по реинжинирингу документов и процессов, мы ещё обучаем юридические команды. У нас есть мастер-класс по b2b лигал-дизайну, который уже стал легендарным — юрдепартаменты для углубления результата заказывают его уже по второму и третьему кругу.
В этом году запустили ещё несколько классных направлений:
1️⃣ Ворд для юристов. Теперь вместе с обучением лигал-дизайну можно ещё заказать мастер-класс по функционалу ворда. На нём показываем продвинутые приёмы, которые помогут качественнее верстать документы и делать устойчивое форматирование. Главное — мы научим делать единый шаблон со встроенными стилями, с которым вся команда сможет автоматически делать документы с хорошей вёрсткой.
2️⃣ Мастер-класс по понятным заключениям. Помогаем юристам повысить навык писать понятно и по делу для бизнеса без ущерба качеству консультации. Разбираем плохие и хорошие консультации, много тренируемся на примерах вашей команды.
3️⃣ Мастер-класс по цифровому этикету. Учим эффективному общению с внутренним заказчиком и контрагентами по имейлам и мессенджерам. На мастер-классе разберём основы деловой переписки, научимся грамотно доносить неудобную информацию — отказывать, вносить адекватные правки в документы, отвечать на недопустимые правки контрагентов.
Все важные подробности о программах обучения — на сайте. Забронировать мастер-класс можно там же или можно написать на smart@simplawyer.com — подберём для вашей команды удобный формат.
#НастоящийЛигалДизайн
Лигал-дизайн система
Форматирование в документах чаще всего делают вручную. Юристы с разной степенью умелости для каждого случая с нуля настраивают шрифты, нумерацию и заголовки.
Такая ситуация не может быть нормой для современного юрдепартамента. Нет никакой ценности в том, что юрист каждый раз тратит время на принятие решения о размере абзацного отступа или кегле в заголовках. Тем более не возникает ценности, когда юристам приходится постоянно править форматирование за бизнесом или за другими юристами.
Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.
Цель, к которой нужно стремиться, — полноценная лигал-дизайн система. Это набор стандартов создания документов, обязательных для всей команды. На практике она даже шире, чем только требования к форматированию, и включает:
📌 автоматические стили документов;
📌 стандарты текста и структуры;
📌 единый подход к обязательным элементам документов — шапка, название сторон, подписи, реквизиты;
📌 единый подход к форматам дат и валют;
📌 в более продвинутом варианте — одинаковые формулировки для стандартных положений. Например, одинаковая конфиденциальность или антикоррупционная оговорка.
Лигал-дизайн система не только экономит время. Из нашего опыта видим ещё такой эффект:
✅ юристы стабильно делают документы с интерфейсом, удобным для бизнеса (даже те, кто пока сопротивляется лигал-дизайну);
✅ быстрее создавать документы, потому что юристы не тратят время на сражения с вордом и сразу приступают к сути документа;
✅ новым сотрудникам проще и быстрее подстроиться под стандарты документов, принятые в юрдепартаменте;
✅ юрдепартамент не теряет экспертизу, если увольняются юристы, которые лучше остальных освоили ворд;
✅ бизнес-подразделения не портят документы, если правят их самостоятельно.
Создание лигал-дизайн системы — нетривиальная задача. Но если её решить один раз, можно потом годами стабильно создавать качественные документы.
Если вы тоже хотите, чтобы документы создавались быстрее и с высоким качеством, пишите на smart@simplawyer.com. Расскажем подробнее, что включает лигал-дизайн система и как Симплоер может помочь с её разработкой.
#НастоящийЛигалДизайн
Цена и стоимость
В договорах постоянно путают «цену» и «стоимость». Эти понятия почему-то считают взаимозаменяемыми. Иногда даже в одном договоре одно и то же называют сначала «стоимостью», а потом резко «ценой».
С точки зрения экономики это разные понятия. Стоимость — расходы на производство и реализацию товара или услуги. Цена — сумма, за которую покупатель готов купить товар или услугу. Даже ГК разделяет эти понятия. Например, цена работ (ст. 709 ГК), стоимость предмета залога (ст. 340 ГК).
Поэтому не стесняйтесь назвать ценой то, что ей на самом деле и является.
Для закрепления:
❌ Стоимость услуг — 10 000 000 RUB
✅ Цена услуг — 10 000 000 RUB
#НастоящийЛигалДизайн